SPED ECD - Escrituração Contábil Digital

SPED ECD - Escrituração Contábil Digital

A Escrituração Contábil Digital (ECD) é parte integrante do projeto SPED e tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os seguintes livros:

I - Livro Diário e seus auxiliares, se houver; 
II - Livro Razão e seus auxiliares, se houver; 
III - Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Instalação do Programa

O usuário deverá solicitar a instalação do programa validador da ECD, onde este é obtido diretamente no portal da Receita Federal: http://receita.economia.gov.br/orientacao/tributaria/declaracoes-e-demonstrativos/sped-sistema-publico-de-escrituracao-digital/escrituracao-contabil-digital-ecd/escrituracao-contabil-digital-ecd

Cadastros obrigatórios

No software Contabilidade, acesse a opção: Principal / Empresas - aba: Contabilidade, e assinale a opção: Gerar SPED

Deverá ser informado pelo usuário um tipo de demonstração : DMPL ou DLPA, a ser selecionado no campo: Demonstração SPED

Uma vez selecionado o tipo de demonstração, para montar este relatório o usuário deverá acessar a opção: Principal / Plano de Contas, e nas contas ANALITÍCAS preencher de forma coerente o campo: CLASSIFICAÇÃO CONTA CONTÁBIL.

Nesta mesma aba, verifique qual a PERIODICIDADE da empresa, sendo ANUAL ou TRIMESTRAL, onde para essas declarações são aceitas apenas Fechamento Anual ou Trimestral.

Apuração/Encerramento

A Transferência de Lucros/Perdas é realizada em: Principal / Apurar Exercício F12.

Nesta poderá ser definida, na coluna "Transf. L/P", como será realizado o encerramento da Empresa, neste caso anual e/ou trimestral.

Os relatórios terão como base essa informação, como o Balanço Patrimonial, que terá o fechamento correto, de acordo com as marcações dos meses nesta tela.

IMPORTANTE: Deve-se atentar ao ajuste dessa tela com a Periodicidade informada no cadastro da Empresa, quando se for gerar os arquivos para o SPED ECD e ECF.

Sempre após esta apuração é IMPRESCINDÍVEL a emissão do relatório BALANÇO PATRIMONIAL, em: Relatórios / Balanços, onde o usuário deverá verificar se o balanço do exercicio foi devidamente fechado e sem diferenças, sendo o total do ATIVO igual o do PASSIVO.

Vale ressaltar que qualquer diferença, ocasionado neste relatório, o usuário poderá acessar a opção: Principal / Movimento, e no rodapé da tela, cliar no botão: LOTES, onde o sistema demonstrará no GRID o lote com divergência no fechamento.

Outro detalhe é que caso o usuário se certifique que TODOS os saldos estão batendo e ainda assim existir diferença, o usuário poderá solicitar a opção em: Especiais / Recalcular lançamentos - Recalcular Exercicio (Contas Contábeis), onde o preenchimento deverá obedecer:

- Empresa > Informar o código da empresa com diferença

- Exercicío do ano de :    até: > Informar de qual período a qual período desejar que o sistema REPROCESSE os saldos.

Opções Disponíveis:

Campos Auxiliares - ECD - Escrituração Contábil e Digital

Em: Principal / Campos Auxiliares - ECD - Escrituração Contábil Digital, o usuário deverá preencher os campos para geração dos registros do arquivo, sendo os principais campos:

0000 - IND_FIN_ESC - Finalidade da Escrituração > Se Original ou Substituta

0000 - COD_HAS_SUB - Hash de escrituração substituída> Em casos de Retificação

0000 - IND_SIT_INI_PER - Indicador de situação no inicio do período > Utilizada para alguma siuação especial.

0000 - TIP_ECD - Tipo de ECD> Se a ECD da empresa tem SCP(sócio ostensivo), ou se a ECD da empresa não tem SCP como(sócio ostensivo)

I030 - DT_ARQ - Data de encerramento do exercicio Social> Geralmente informado a data 31/12/xxxx(ondexxxx é o ano do exercicio a ser declarado junto ao ECD)

I030 - NUM_ORD - Número de ordem do instrumento de escrituração > Informar o número do Livro contábil referente ao ano de entragar do arquivo do ECD.

Geração do arquivo 

Em: Especiais / Exportação de arquivos, temos atualmente 3 opções disponiveís, sendo:

SPED/ECD

1. ECD - Escrituração Contábil e Digital >Permite gerar a ECD do ano calendário 2016
2. ECD - Escrituração Contábil e Digital - 2017/2018> Permite gerar a ECD do ano calendário 2017
3. ECD - Escrituração Contábil e Digital - 2018/2019> Permite gerar a ECD do ano calendário 2018

Em seguida clique OK, onde o sistema lhe levará a tela final da geração, onde basta clicar no botão:GERAR ARQUIVO.

Auditoria

O sistema perguntará ao usuário se o mesmo deseja realizar a auditoria nos lançamentos antes da geração do arquivo, opção está que possibilita verificar as divergências que possivelmente irão gerar ERROS no processo de importação do arquivo do arquivo ECD.

Após a auditoria, o sistema irá abrir a tela de CONFIGURAÇÃO DO ARQUIVO, para verificar a necessidade do preenchimento dos seguintes campos:

1. CONSOLIDA> Conglomerados Econômicos
2. FILIAIS> Matriz e Filiais
3. CC> Movimento por centro de custo

Após o devido preenchimento se necessário, o sistema passa para a tela de GERAÇÃO DO ARQUIVO, onde clicando em: GERAR ARQUIVO, o sistema salva o arquivo na pasta que foi criada e selecionada em: Especiais / Configurações Globais.

Obs..Após a geração do arquivo, caso queira salvar o arquivo diretamente na memória, selecione o mesmo e clique em: Salvar Destino do arquivo na memória(botão existente na tela de geração do arquivo), este procedimento lhe facilitará na importaçãodentro do programa PVA do SPED ECD, onde uma vez solicitado a pasta onde o arquivo foi salvo, basta clicar no campoNOME DO ARQUIVO e pressionar a tecla Ctrl + V , para que o sistema COLE o arquivo copiado anteriormente na memória.

Importação

Após a geração do arquivo, solicite o donwload do programa do SPED ECD, onde o mesmo é obtido diretamente no portal da RFB - Receita Federal Brasileira> http://receita.economia.gov.br/orientacao/tributaria/declaracoes-e-demonstrativos/sped-sistema-publico-de-escrituracao-digital/escrituracao-contabil-digital-ecd/escrituracao-contabil-digital-ecd

Assinatura

É obrigatório 2 assinaturas para a devida transmissão do arquivo, sendo:

1. Contador responsável pela empresa, este na qualificação : 900 - Contador / Contabilista
2.  Responsável pela empresa, este na qualificação: 205 - Adminstrador

Nos casos onde o CONTADOR responsável pela empresa possua PROCURAÇÃO ELETRÔNICA, este deverá existir na qualificação: 309 - Procurador

Estas informações são responsáveis pela geração do Registro J930 do SPED ECD,onde tratam dos signatários da escrituração e do Termo de verificação para fins de substituição da ECD.

Retificação/Substituição

Para os casos onde o usuário queira solicitar a RETIFICAÇÃO da ECD.

- Em: Principal / Campos Auxiliares - ECD - Escrituração Contábil Digital:

• Finalidade de Escrituração> Informar como: Substituida
• Hash da escrituração substituida> Informar o número do HASH que refere-se ao número do RECIBO original do arquivo ECD.

Para a retificação é obrigatório informar o Termo de verificação para fins de substituição da ECD, este é realizado em: Principal / Nota explicativa, sendo:

• Mês/ano: informando o mês:12/xxxx(onde xxxx refere-se ao ano da entrega do ECD).
• Nota Explicativa: Motivo da RETIFICAÇÃO
• Imprimir em: Assinalando a opção: ECD

Obs.. Nos casos de retficação no momento da assinatura do ECD, o PVA cobra uma 3º assinatura, devendo ser como qualificação: 001 - Pessoa Juridica(e-CNPJ ou e-PJ)

 

Erros 

• Registros / Campo / Descrição

0000

IND_GRANDE_PORTE

Entidade sujeita a auditoria indepedente

 

0000

IND_ESC_CONS

Escriturações Contabéis Consolidadas

 

0000

IND_FIN_ESC

Finalidade de escrituração

 

0000

COD_HASH_SUB

Hash da escrituração susbtituída

 

0000

COD_SIT_ESP

Indicador de situação especial

 

0000

IND_SIT_IN_PER

Indicador de situação no inicio do período

 

0000

IDENT_MF

Moeda funcional

 

0000

TIP_ECD

Tipo de ECD

 

I030

DT_EX_Social

Data de encerramento do exercício social

Possível Causa: Foi informada a data de encerramento do exercício social no período da ECD, mas não foi informado nenhum registro I350 com DT_RES igual a data informada no campo DT_EX_SOCIAL do registro I030.

O problema é que a Empresa provavelmente não teve nenhum lançamento de Receitas e/ou Despesas, o que deve ser verificado pelo Contador da empresa, pois o SPED exige um lançamento na Conta de Resultado, pois ele entende que a Empresa teve alguma despesa no ano, seja de abertura da Empresa, de Cartório, de Contador, de Luz, etc...

Caso realmente não haja nenhum registro de Receitas e Despesas no período, orientamos a contatar o Suporte do SPED na RFB e verificar qual a solução para esse caso.

Ex:

Ocorre geralmente com empresas que iniciaram no ano de exigência do SPED ECD, porém no período tiveram suas receitas e despesas zeradas.

Possível Solução: Caso não consiga solução, dica: incluir uma Conta de Resultado no Plano de Contas do SPED, após a importação, e fazer um lançamento “zerado” (R$ 0,00) nessa Conta no Registro I350 = Saldo das
Contas de Resultado.

I030

DT_ARQ

Data do arquivamento dos atos constitucionais

 

I030

NUM_ORD

Data de encerramento do exercício social

 

J005

ID_DEM

Identificação das demonstrações

 

J150

VL_CTA

O valor do Saldo (VL_CTA) informado na linha de detalhe da demonstração de resultado(J150: IND_CODAGL = "D") é diferente do resultado calculado com base nos registros de saldos periódicos(I155) e de saldo das contas de resultado (I355) na mesma data.

Possível Causa :Este erro é ocasionado quando o usuário utiliza uma determinada CLASSIFICAÇÃO para uma conta contábil SINTÉTICA e existe alguma conta ANALÍTICA deste GRUPO com uma classificação divergente da conta SINTÉTICA.

Ex: 

(S) 3.2.203 DESPESAS TRIBUTÁRIAS  (5)

(A) 3.2.203.000001 (5)

(A) 3.2.203.000002 (10) <-----

(A) 3.2.203.000003 (5)

Neste caso acesse a opção: Principal / Plano de Contas, e verificar o preenchimento do campo: Classificação da Conta Contábil

Possível Solução: No software Contabilidade, emita o seguinte relatório: Relatórios / Demonstrações - DRE - Apuração de Resultados por Classificação, onde o usuário deverá verificar a CLASSIFICAÇÃO da conta contábil, pois esta deverá seguir o mesmo padrão da grupo, ou seja, o mesmo código das demais contas analitícas.

 

J210

COD_ AGL

O código de aglutinação de uma linha de detalhe da demonstração contábil deve ser informado em pelo menos um registro I052

Possível Causa : Este erro é ocasionado quando não foi informado pelo usuário, pelo menos uma demonstração sendo: DLPA e/ou DMPL, em: Principal / Empresas - aba: Contabilidade, campo: Demonstração SPED

Possível Solução: Neste caso acesse a opção: Principal / Plano de Contas, e verificar o preenchimento do campo: Classificação da Conta Contábil, onde deve ser informado a classificação para a montagem da demonstração.

No software Contabilidade, emita o seguinte relatório: Relatórios / DMPL / DLPA, para a conferência.

Erros e Avisos de Transmissão

• <ERRO> ERRO! A escrituração não sera transmitida. A data de inico da ECD é menor que a data de abertura da empresa no cadastro da RFB. - neg: 117

Possível Causa : Este erro é ocasionado quando a empresa iniciou suas atividades, no mesmo ano de obrigatoriedade do SPED ECD.

Possível Solução:  Neste caso usuário, deverá solicitar a geração na data de fato, que a empresa iniciou as atividades.

Ex:

Empresa: XXX abertura: 12/01/2018, o arquivo deverá ser gerado na data de 12/01/2018 á 31/12/2018.

E em: Principal / Campos Auxiliares - Registro: 0000 - IND_SIT_INI_PER > preencher com o código: 1 = Abertura