SPED ECF - Escrituração Contábil Fiscal

SPED ECF - Escrituração Contábil Fiscal

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) substitui a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), a partir do ano-calendário 2014, com entrega prevista para o último dia útil do mês de julho do ano posterior ao do período da escrituração no ambiente do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Portanto, a DIPJ está extinta a partir do ano-calendário 2014.

São obrigadas ao preenchimento da ECF todas as pessoas jurídicas, inclusive imunes e isentas, sejam elas tributadas pelo lucro real, lucro arbitrado ou lucro presumido, exceto:

I - As pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), de que trata a Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006;

II - Os órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas;

III - As pessoas jurídicas inativas de que trata a Instrução Normativa RFB nº 1.536, de 22 de dezembro de 2014; e

Nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1536, de 22 de dezembro de 2014, considera-se pessoa jurídica inativa aquela que não tenha efetuado qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais, durante todo o ano-calendário. Estas deverão apresentar a Declaração Simplificada da Pessoa Jurídica (DSPJ) - Inativa.

Há que se ressaltar que, caso a pessoa jurídica tenha Sociedades em Conta de Participação (SCP), cada SCP deverá preencher e transmitir sua própria ECF, utilizando o CNPJ da pessoa jurídica que é sócia ostensiva e o CNPJ/Código de cada SCP.

Uma das inovações da ECF corresponde, para as empresas obrigadas a entrega da Escrituração Contábil Digital (ECD), à utilização dos saldos e contas da ECD para preenchimento inicial da ECF. Ademais, a ECF também recuperará os saldos finais das ECF anterior, a partir do ano-calendário 2015. Na ECF haverá o preenchimento e controle, por meio de validações, das partes A e B do Livro Eletrônico de Apuração do Lucro Real (e-Lalur) e do Livro Eletrônico de Apuração da Base de Cálculo da CSLL (e-Lacs). Todos os saldos informados nesses livros também serão controlados e, no caso da parte B, haverá o batimento de saldos de um ano para outro.

Finalmente, a ECF apresentará as fichas de informações econômicas e de informações gerais em novo formato de preenchimento para as empresas.

O prazo de entrega foi fixado pelo art. 3º da Instrução Normativa RFB nº 1.422/2013, reproduzido abaixo:

Art. 3º A ECF será transmitida anualmente ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) até o último dia útil do mês de julho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira.

§ 1º A ECF deverá ser assinada digitalmente mediante certificado emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), a fim de garantir a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do documento digital.

§ 2º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECF deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras, até o último dia útil do 3º(terceiro) mês subsequente ao do evento.

§ 3º A obrigatoriedade de entrega da ECF, na forma prevista no § 2º, não se aplica à incorporadora, nos casos em que as pessoas jurídicas, incorporadora e incorporada, estejam sob o mesmo controle societário desde o ano-calendário anterior ao do evento.

§ 4º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorridos de janeiro a abril do ano-calendário, o prazo de que trata o § 2º será até o último dia útil do mês de julho do referido ano, mesmo prazo da ECF para situações normais relativas ao ano-calendário anterior.

§ 5º O prazo para entrega da ECF será encerrado às 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário de Brasília, do último dia fixado para entrega da escrituração.

Prazo

Para as situações normais, a data-limite de entrega é até o último dia útil do mês de julho do ano subsequente ao ano-calendário a que se refira a escrituração.

Para as situações especiais (cisão, fusão, incorporação ou extinção):

- Se a cisão, fusão, incoporação ou extinção ocorrer de janeiro a abril, a data-limite de entrega é o último dia útil do mês de julho do ano da escrituração.

- Se a cisão, fusão, incoporação ou extinção ocorrer de maio a dezembro, a data-limite de entrega é o último dia útil do 3º (terceiro) mês subsequente ao do evento

Instalação do Programa e Validador

O usuário deverá solicitar a instalação do programa validador da ECF, onde este é obtido diretamente no portal da Receita Federal: http://receita.economia.gov.br/orientacao/tributaria/declaracoes-e-demonstrativos/sped-sistema-publico-de-escrituracao-digital/escrituracao-contabil-fiscal-ecf/sped-programa-sped-contabil-fiscal

Após a instalação do sistema, no software contábil acesse a opção: Epeciais / Configurações Globas - E selecionar no campo: Programa SPED ECF, o executável do programa do SPED ECF.

Cadastros Obrigatórios

No software contabilidade, verifique:

Em: Principal / Empresas - aba: Complemento, informar os campos: OAB, Data de registro da empresa e caso a "extinção", preencher o campo EXTINÇÃO com a referida data.

Em: Principal / Empresas - aba: Contabilidade, qual a PERIODICIDADE da empresa, sendo ANUAL ou TRIMESTRAL, onde para essas declarações são aceitas apenas Fechamento Anual ou Trimestral.

Em: Principal / Empresas - aba: Contabilidade, informar o campo: PC, indicando qual o plano de contas Referencial a empresa irá utilizar.

Plano de contas

Após a instalação do programa do SPED ECF, e a configuração do seu executável em: Especiais / Configurações globais, é necessário configurar TODAS as contas analitícas do plano de contas, isso movimentadas ou não.

Acesse o software em: Principal / Plano de contas: aba: Plano de contas, preenchendo o campo: Código Classificação da Conta Contábil, onde pressione a tecla(F2) terá acesso ao HELP.

Após esta configuração emita o seguinte relatório para conferência: Relatórios / Plano de contas - Plano de contas Referenciado.

Matriz x Filial

Em: Principal / Empresas - aba: Complemento, na empresa FILIAL, informar o código da MATRIZ, para que o software considere a consolidação dos fatos contabéis para a ECF.

Em: Principal / Campos Auxiliares, preencher o camo: CONSOLIDA (MatrizxFilial) - informando S = SIM, ou N = Não.

 

Registros: P100 e P150

Este registros foram implementados em nosso software contábil, para os casos de empresas obrigadas a entregar o SPED ECF, porém os mesmos não entregaram o SPED ECD.

Vale ressaltar que estes registros são gerados automaticamente, quanto da geração/recuperação do SPED ECD.

Registro: Q100 - Livro Caixa

Para a geração do registro Q100 - Livro Caixa no SPED ECF, acesse o software em: Principal / Plano e Contas - aba: Plano de contas, selecionando a conta contábil CAIXA = analitica, assinalando a opção: Conta Caixa.

Para a emissão da demonstração, acesse a opção: Relatórios / Caixa Contábil.

Empresas Imunes ou Isentas  

As imunes/isentas (desobrigadas do IRPJ e da CSLL) e que não estejam obrigadas a entregar a ECD deverão preencher os seguintes registros:

• Registro 0000: Abertura do Arquivo Digital e Identificação da Pessoa Jurídica
• Registro 0010: Parâmetros de Tributação
• Registro 0020: Parâmetros Complementares
• Registro 0030: Dados Cadastrais
• Registro 0930: Identificação dos Signatários da ECF
• Registro X390: Origem e Aplicações de Recursos - Imunes e Isentas
• Registro Y612: Identificação e Rendimentos de Dirigentes, Conselheiros, Sócios ou Titular.

As imunes/isentas (desobrigadas do IRPJ e da CSLL) e que estejam obrigadas a entregar a ECD, além dos registros acima, também preencherão os blocos C, E, J, K e U (esses blocos serão preenchidos pelo sistema por meio da recuperação dos dados da ECD).

Apuração/Encerramento

A Transferência de Lucros/Perdas é realizada em: Principal / Apurar Exercício F12.

Nesta poderá ser definida, na coluna "Transf. L/P", como será realizado o encerramento da Empresa, neste caso anual e/ou trimestral.

Os relatórios terão como base essa informação, como o Balanço Patrimonial, que terá o fechamento correto, de acordo com as marcações dos meses nesta tela.

IMPORTANTE: Deve-se atentar ao ajuste dessa tela com a Periodicidade informada no cadastro da Empresa, quando se for gerar os arquivos para o SPED ECD e ECF.

Sempre após esta apuração é IMPRESCINDÍVEL a emissão do relatório BALANÇO PATRIMONIAL, em: Relatórios / Balanços, onde o usuário deverá verificar se o balanço do exercicio foi devidamente fechado e sem diferenças, sendo o total do ATIVO igual o do PASSIVO.

Vale ressaltar que qualquer diferença, ocasionado neste relatório, o usuário poderá acessar a opção: Principal / Movimento, e no rodapé da tela, cliar no botão: LOTES, onde o sistema demonstrará no GRID o lote com divergência no fechamento.

Outro detalhe é que caso o usuário se certifique que TODOS os saldos estão batendo e ainda assim existir diferença, o usuário poderá solicitar a opção em: Especiais / Recalcular lançamentos - Recalcular Exercicio (Contas Contábeis), onde o preenchimento deverá obedecer:

Geração do arquivo 

Em: Especiais / Exportação de arquivos, temos atualmente 3 opções disponiveís, sendo:

SPED/ECF

1. ECF - Escrituração Contábil Fiscal > Permite gerar a ECF do ano calendário 2016
2. ECF - Escrituração Contábil Fiscal - 2017/2018> Permite gerar a ECF do ano calendário 2017
3. ECF - Escrituração Contábil Fiscal - 2018/2019> Permite gerar a ECF do ano calendário 2018

Em seguida clique OK, onde o sistema lhe levará a tela final da geração, onde basta clicar no botão:GERAR ARQUIVO.

Auditoria

O sistema perguntará ao usuário se o mesmo deseja realizar a auditoria nos lançamentos antes da geração do arquivo, opção está que possibilita verificar as divergências que possivelmente irão gerar ERROS no processo de importação do arquivo do arquivo ECF.

Após a auditoria, o sistema irá abrir a tela de CONFIGURAÇÃO DO ARQUIVO, para verificar a necessidade do preenchimento dos seguintes.c

Após o devido preenchimento se necessário, o sistema passa para a tela de GERAÇÃO DO ARQUIVO, onde clicando em: GERAR ARQUIVO, o sistema salva o arquivo na pasta que foi criada e selecionada em: Especiais / Configurações Globais.

Obs..Após a geração do arquivo, caso queira salvar o arquivo diretamente na memória, selecione o mesmo e clique em: Salvar Destino do arquivo na memória(botão existente na tela de geração do arquivo), este procedimento lhe facilitará na importaçãodentro do programa PVA do SPED ECD, onde uma vez solicitado a pasta onde o arquivo foi salvo, basta clicar no campoNOME DO ARQUIVO e pressionar a tecla Ctrl + V , para que o sistema COLE o arquivo copiado anteriormente na memória.

Importação

Após a geração do arquivo pelo nosso software, solicite a importação deste no programa do SPED ECF, seguindo os seguintes procedimentos:

1. Solicite a importação do arquivo ECF
2. Solicite a recuperação do arquivo ECD(ASSINADO)
3. Solicite novamente a importação do arquivo ECF, assinalando o bloco J
4. E por último, solicite a VALIDAÇÃO.

Obs.. O passo2, deverá ser utilizado apenas, para as empresas que entregaram o SPED ECD.

Em casos de erros, orientamos a consultar o nosso suporte pelo telefone: (61) 3328-1401 ou via e-mail: [email protected]

Assinatura

Para entrega da ECF -Escrituração Contábil Fiscal – são obrigatórias duas assinaturas: uma do contabilista e uma da pessoa jurídica.

Para a assinatura do contabilista só podem ser utilizados certificados digitais de pessoa física (e-PF ou e-CPF).

Para a assinatura da pessoa jurídica, poderá ser utilizado certificado digital válido (do tipo A1 ou A3):

1. O e-PJ ou e-CNPJ do estabelecimento que contenha a mesma base do CNPJ (8 primeiros caracteres);
2. O e-PF ou e-CPF do representante legal da empresa ou procurador constituído nos termos da Instrução Normativa RFB 944, de 2009, com procuração eletrônica cadastrada no site da RFB.

Para realizar o cadastramento dos signatários responsáveis pela assinatura, acesse as seguintes opções:

• Principal / Cadastros - Escritório Contabil, botão: Contadores = Deverá ser cadastrado o CONTADOR responsávl pela empresa, com código de qualificação = 900 > Contador e/ou Contabilista. 
• Principal / Cadastros - Quadro societário = Deverá ser cadastrado o RESPONSÁVEL  pela empresa, com código de qualificação = 205 > Administrador

Retificação/Substituição

Para os casos onde o usuário deseje solicitar a RETIFICAÇÃO de uma ECF já enviada anteriormente, verificar os seguintes campos em nosso no software contábil:

• Especiais / Exportação de arquivos - ECF - Escrituração Contábil Fiscal - 2018/2019, clicando no botão: Configuração do arquivo.

1. Campo:: RETIFICADORA > S = Se ECF retificadora / N = ECF Original / F = ECF Original com mudança de forma de tributação(art. 5º da Instrução Normativa nº 166/19999
2. Campo : NUM_REC > Informar o número do recibo da ECF anterior