SPED ECD - Escrituração Contábil Digital

SPED ECD - Escrituração Contábil Digital

A Escrituração Contábil Digital (ECD) é parte integrante do projeto SPED e tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os seguintes livros:

I - Livro Diário e seus auxiliares, se houver; 
II - Livro Razão e seus auxiliares, se houver; 
III - Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Segundo o art. 3º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013, estão obrigadas a adotar a ECD, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2014:

I - as pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no lucro real;

II - as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita; e

III - As pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252, de 1º de março de 2012.

IV – As Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo.

§ 1º Fica facultada a entrega da ECD às demais pessoas jurídicas.

§ 2º As declarações relativas a tributos administrados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) exigidas das pessoas jurídicas que tenham apresentado a ECD, em relação ao mesmo período, serão simplificadas, com vistas a eliminar eventuais redundâncias de informação.

§ 3º A obrigatoriedade a que se refere este artigo e o art. 3º-A não se aplica:

I - às pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), de que trata a Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006;

II - aos órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas; e

III - às pessoas jurídicas inativas de que trata a Instrução Normativa RFB nº 1.536, de 22 de dezembro de 2014.

§ 4º Em relação aos fatos contábeis ocorridos no ano de 2013, ficam obrigadas a adotar a ECD as sociedades empresárias sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real.

§ 5º As pessoas jurídicas do segmento de construção civil dispensadas de apresentar a Escrituração Fiscal Digital (EFD) e obrigadas a escriturar o livro Registro de Inventário, devem apresentá-lo na ECD, como um livro auxiliar.

§ 6º A obrigatoriedade prevista nos incisos III e IV do caput aplica-se em relação aos fatos contábeis ocorridos até 31 de dezembro de 2015.

Segundo o art. 3º-A da Instrução Normativa RFB nº1.420/2015, estão obrigadas a adotar a ECD, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2016:

I - as pessoas jurídicas imunes e isentas obrigadas a manter escrituração contábil, nos termos da alínea “c” do § 2º do art. 12 e do § 3º do art. 15, ambos da Lei nº 9.532, de 10 de dezembro de 1997, que no ano-calendário, ou proporcional ao período a que se refere:

a) apurarem Contribuição para o PIS/Pasep, Cofins, Contribuição Previdenciária incidente sobre a Receita de que tratam os arts. 7º a 9º da Lei nº 12.546, de 14 de dezembro de 2011, e a Contribuição incidente sobre a Folha de Salários, cuja soma seja superior a R$ 10.000,00 (dez mil reais); ou

b) auferirem receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados, cuja soma seja superior a R$ 1.200.000,00 (um milhão e duzentos mil reais).

II - as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido que não se utilizem da prerrogativa prevista no parágrafo único do art. 45 da Lei nº 8.981, de 1995.

Parágrafo Único. As Sociedades em Conta de Participação (SCP), enquadradas nas hipóteses previstas nos incisos I a II do caput do art. 3º e do caput do art. 3º-A devem apresentar a ECD como livros próprios ou livros auxiliares do sócio ostensivo.

O prazo de entrega foi fixado pelo art. 5º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013, reproduzido abaixo:

Art. 5º A ECD será transmitida anualmente ao Sped até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração.

§ 1º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras até o último dia útil do mês subsequente ao do evento.

§ 2º O prazo para entrega da ECD será encerrado às 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário de Brasília, do dia fixado para entrega da escrituração.

§ 3º A obrigatoriedade de entrega da ECD, na forma prevista no § 1º, não se aplica à incorporadora, nos casos em que as pessoas jurídicas, incorporadora e incorporada, estejam sob o mesmo controle societário desde o ano-calendário anterior ao do evento.

§ 4º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorridos de janeiro a abril do ano da entrega da ECD para situações normais, o prazo de que trata o § 1º será até o último dia útil do mês de maio do referido ano.

§ 5º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorridos de janeiro a dezembro de 2014, o prazo de que trata o § 1º será até o último dia útil do mês de junho de 2015.

Prazo

Para as situações normais, a data-limite de entrega é até o último dia útil do mês de maio do ano subsequente ao ano-calendário a que se refira a escrituração.

Para as situações especiais (cisão, fusão, incorporação ou extinção):

- Se a cisão, fusão, incoporação ou extinção ocorrer de janeiro a abril, a data-limite de entrega é o último dia útil do mês de maio do ano da escrituração.

- Se a cisão, fusão, incoporação ou extinção ocorrer de maio a dezembro, a data-limite de entrega é o último dia útil do mês subsequente ao do evento.

Instalação do Programa e Validador

O usuário deverá solicitar a instalação do programa validador da ECD, onde este é obtido diretamente no portal da Receita Federal: http://receita.economia.gov.br/orientacao/tributaria/declaracoes-e-demonstrativos/sped-sistema-publico-de-escrituracao-digital/escrituracao-contabil-digital-ecd/escrituracao-contabil-digital-ecd

Cadastros obrigatórios

No software Contabilidade, acesse a opção: Principal / Empresas - aba: Contabilidade, e assinale a opção: Gerar SPED

Deverá ser informado pelo usuário um tipo de demonstração : DMPL ou DLPA, a ser selecionado no campo: Demonstração SPED

Uma vez selecionado o tipo de demonstração, para montar este relatório o usuário deverá acessar a opção: Principal / Plano de Contas, e nas contas ANALITÍCAS preencher de forma coerente o campo: CLASSIFICAÇÃO CONTA CONTÁBIL.

E após esta clasificação das contas Contabéis, é importante verificar a demonstração em: Relatórios / DMPL/DLPA

Nesta mesma aba, verifique qual a PERIODICIDADE da empresa, sendo ANUAL ou TRIMESTRAL, onde para essas declarações são aceitas apenas Fechamento Anual ou Trimestral.

Matriz x Filial

Em: Principal / Empresas - aba: Complemento, na empresa FILIAL, informar o código da MATRIZ, para que o software considere a consolidação dos fatos contabéis para a ECF.

Em: Especiais / Exportação de arquivos - ECD - Escrituração Contábi Digital 2018/2019 - botão: Configuração do arquivo> Preencher o campo: FILIAIS (MatrizxFilial) - informando S = SIM, ou N = Não.

Apuração/Encerramento

A Transferência de Lucros/Perdas é realizada em: Principal / Apurar Exercício F12.

Nesta poderá ser definida, na coluna "Transf. L/P", como será realizado o encerramento da Empresa, neste caso anual e/ou trimestral.

Os relatórios terão como base essa informação, como o Balanço Patrimonial, que terá o fechamento correto, de acordo com as marcações dos meses nesta tela.

IMPORTANTE: Deve-se atentar ao ajuste dessa tela com a Periodicidade informada no cadastro da Empresa, quando se for gerar os arquivos para o SPED ECD e ECF.

Sempre após esta apuração é IMPRESCINDÍVEL a emissão do relatório BALANÇO PATRIMONIAL, em: Relatórios / Balanços, onde o usuário deverá verificar se o balanço do exercicio foi devidamente fechado e sem diferenças, sendo o total do ATIVO igual o do PASSIVO.

Vale ressaltar que qualquer diferença, ocasionado neste relatório, o usuário poderá acessar a opção: Principal / Movimento, e no rodapé da tela, cliar no botão: LOTES, onde o sistema demonstrará no GRID o lote com divergência no fechamento.

Outro detalhe é que caso o usuário se certifique que TODOS os saldos estão batendo e ainda assim existir diferença, o usuário poderá solicitar a opção em: Especiais / Recalcular lançamentos - Recalcular Exercicio (Contas Contábeis), onde o preenchimento deverá obedecer:

- Empresa > Informar o código da empresa com diferença

- Exercicío do ano de :    até: > Informar de qual período a qual período desejar que o sistema REPROCESSE os saldos.

Opções Disponíveis:

Campos Auxiliares - ECD - Escrituração Contábil e Digital

Em: Principal / Campos Auxiliares - ECD - Escrituração Contábil Digital, o usuário deverá preencher os campos para geração dos registros do arquivo, sendo os principais campos:

0000 - IND_FIN_ESC - Finalidade da Escrituração > Se Original ou Substituta

0000 - COD_HAS_SUB - Hash de escrituração substituída> Em casos de Retificação

0000 - IND_SIT_INI_PER - Indicador de situação no inicio do período > Utilizada para alguma siuação especial.

0000 - TIP_ECD - Tipo de ECD> Se a ECD da empresa tem SCP(sócio ostensivo), ou se a ECD da empresa não tem SCP como(sócio ostensivo)

I030 - DT_ARQ - Data de encerramento do exercicio Social> Geralmente informado a data 31/12/xxxx(ondexxxx é o ano do exercicio a ser declarado junto ao ECD)

I030 - NUM_ORD - Número de ordem do instrumento de escrituração > Informar o número do Livro contábil referente ao ano de entragar do arquivo do ECD.

Geração do arquivo 

Em: Especiais / Exportação de arquivos, temos atualmente 3 opções disponiveís, sendo:

SPED/ECD

1. ECD - Escrituração Contábil e Digital >Permite gerar a ECD do ano calendário 2016
2. ECD - Escrituração Contábil e Digital - 2017/2018> Permite gerar a ECD do ano calendário 2017
3. ECD - Escrituração Contábil e Digital - 2018/2019> Permite gerar a ECD do ano calendário 2018

Em seguida clique OK, onde o sistema lhe levará a tela final da geração, onde basta clicar no botão:GERAR ARQUIVO.

Abertura de empresas no ano de obrigatoriedade

Para os casos de empresas que iniciaram suas atividades, no mesmo ano de obrigatoriedade do SPED ECD, deverá se atentar as seguintes regras para a geração do arquivo, veja:

1. Solicitar a geração na data de fato, que a empresa iniciou as atividades.

Ex:

Empresa: XXX abertura: 12/01/2018, o arquivo deverá ser gerado na data de 12/01/2018 á 31/12/2018.

E em: Principal / Campos Auxiliares - Registro: 0000 - IND_SIT_INI_PER > preencher com o código: 1 = Abertura

Auditoria

O sistema perguntará ao usuário se o mesmo deseja realizar a auditoria nos lançamentos antes da geração do arquivo, opção está que possibilita verificar as divergências que possivelmente irão gerar ERROS no processo de importação do arquivo do arquivo ECD.

Após a auditoria, o sistema irá abrir a tela de CONFIGURAÇÃO DO ARQUIVO, para verificar a necessidade do preenchimento dos seguintes campos:

1. CONSOLIDA> Conglomerados Econômicos
2. FILIAIS> Matriz e Filiais
3. CC> Movimento por centro de custo

Após o devido preenchimento se necessário, o sistema passa para a tela de GERAÇÃO DO ARQUIVO, onde clicando em: GERAR ARQUIVO, o sistema salva o arquivo na pasta que foi criada e selecionada em: Especiais / Configurações Globais.

Obs..Após a geração do arquivo, caso queira salvar o arquivo diretamente na memória, selecione o mesmo e clique em: Salvar Destino do arquivo na memória(botão existente na tela de geração do arquivo), este procedimento lhe facilitará na importaçãodentro do programa PVA do SPED ECD, onde uma vez solicitado a pasta onde o arquivo foi salvo, basta clicar no campoNOME DO ARQUIVO e pressionar a tecla Ctrl + V , para que o sistema COLE o arquivo copiado anteriormente na memória.

Importação

Após a geração do arquivo pelo nosso software, solicite a importação deste no programa do SPED ECD, solicitando assim a sua validação, onde em casos de erros, orientamos a consultar o nosso suporte pelo telefone: (61) 3328-1401 ou via e-mail: [email protected]

Assinatura

É obrigatório 2 assinaturas para a devida transmissão do arquivo, sendo:

1. Contador responsável pela empresa, este na qualificação : 900 - Contador / Contabilista
2.  Responsável pela empresa, este na qualificação: 205 - Adminstrador

Nos casos onde o CONTADOR responsável pela empresa possua PROCURAÇÃO ELETRÔNICA, este deverá existir na qualificação: 309 - Procurador

Estas informações são responsáveis pela geração do Registro J930 do SPED ECD,onde tratam dos signatários da escrituração e do Termo de verificação para fins de substituição da ECD.

Retificação/Substituição

Para os casos onde o usuário queira solicitar a RETIFICAÇÃO da ECD.

- Em: Principal / Campos Auxiliares - ECD - Escrituração Contábil Digital:

• Finalidade de Escrituração> Informar como: Substituida
• Hash da escrituração substituida> Informar o número do HASH que refere-se ao número do RECIBO original do arquivo ECD.

Para a retificação é obrigatório informar o Termo de verificação para fins de substituição da ECD, este é realizado em: Principal / Nota explicativa, sendo:

• Mês/ano: informando o mês:12/xxxx(onde xxxx refere-se ao ano da entrega do ECD).
• Nota Explicativa: Motivo da RETIFICAÇÃO
• Imprimir em: Assinalando a opção: ECD

Obs.. Nos casos de retficação no momento da assinatura do ECD, o PVA cobra uma 3º assinatura, devendo ser como qualificação: 001 - Pessoa Juridica(e-CNPJ ou e-PJ)

Critérios e/ou Particularidades

• Como gerar os sub-totais "registro J150 da DRE", na geração do SPED Contábil ?

Erros 

• Registros / Campo / Descrição

0000

IND_GRANDE_PORTE

Entidade sujeita a auditoria indepedente

 

0000

IND_ESC_CONS

Escriturações Contabéis Consolidadas

 

0000

IND_FIN_ESC

Finalidade de escrituração

 

0000

COD_HASH_SUB

Hash da escrituração susbtituída

 

0000

COD_SIT_ESP

Indicador de situação especial

 

0000

IND_SIT_IN_PER

Indicador de situação no inicio do período

 

0000

IDENT_MF

Moeda funcional

 

0000

TIP_ECD

Tipo de ECD

 

I030

DT_EX_Social

Data de encerramento do exercício social

Possível Causa: Foi informada a data de encerramento do exercício social no período da ECD, mas não foi informado nenhum registro I350 com DT_RES igual a data informada no campo DT_EX_SOCIAL do registro I030.

O problema é que a Empresa provavelmente não teve nenhum lançamento de Receitas e/ou Despesas, o que deve ser verificado pelo Contador da empresa, pois o SPED exige um lançamento na Conta de Resultado, pois ele entende que a Empresa teve alguma despesa no ano, seja de abertura da Empresa, de Cartório, de Contador, de Luz, etc...

Caso realmente não haja nenhum registro de Receitas e Despesas no período, orientamos a contatar o Suporte do SPED na RFB e verificar qual a solução para esse caso.

Ex:

Ocorre geralmente com empresas que iniciaram no ano de exigência do SPED ECD, porém no período tiveram suas receitas e despesas zeradas.

Possível Solução: Caso não consiga solução, dica: incluir uma Conta de Resultado no Plano de Contas do SPED, após a importação, e fazer um lançamento “zerado” (R$ 0,00) nessa Conta no Registro I350 = Saldo das
Contas de Resultado.

I030

DT_ARQ

Data do arquivamento dos atos constitucionais

 

I030

NUM_ORD

Data de encerramento do exercício social

 

J005

ID_DEM

Identificação das demonstrações

 

J150

VL_CTA

O valor do Saldo (VL_CTA) informado na linha de detalhe da demonstração de resultado(J150: IND_CODAGL = "D") é diferente do resultado calculado com base nos registros de saldos periódicos(I155) e de saldo das contas de resultado (I355) na mesma data.

Possível Causa :Este erro é ocasionado quando o usuário utiliza uma determinada CLASSIFICAÇÃO para uma conta contábil SINTÉTICA e existe alguma conta ANALÍTICA deste GRUPO com uma classificação divergente da conta SINTÉTICA.

Ex: 

(S) 3.2.203 DESPESAS TRIBUTÁRIAS  (5)

(A) 3.2.203.000001 (5)

(A) 3.2.203.000002 (10) <-----

(A) 3.2.203.000003 (5)

Neste caso acesse a opção: Principal / Plano de Contas, e verificar o preenchimento do campo: Classificação da Conta Contábil

Possível Solução: No software Contabilidade, emita o seguinte relatório: Relatórios / Demonstrações - DRE - Apuração de Resultados por Classificação, onde o usuário deverá verificar a CLASSIFICAÇÃO da conta contábil, pois esta deverá seguir o mesmo padrão da grupo, ou seja, o mesmo código das demais contas analitícas.

 

J210

COD_ AGL

O código de aglutinação de uma linha de detalhe da demonstração contábil deve ser informado em pelo menos um registro I052

Possível Causa : Este erro é ocasionado quando não foi informado pelo usuário, pelo menos uma demonstração sendo: DLPA e/ou DMPL, em: Principal / Empresas - aba: Contabilidade, campo: Demonstração SPED

Possível Solução: Neste caso acesse a opção: Principal / Plano de Contas, e verificar o preenchimento do campo: Classificação da Conta Contábil, onde deve ser informado a classificação para a montagem da demonstração.

No software Contabilidade, emita o seguinte relatório: Relatórios / DMPL / DLPA, para a conferência.

Erros e Avisos de Transmissão

• <ERRO> ERRO! A escrituração não sera transmitida. A data de inico da ECD é menor que a data de abertura da empresa no cadastro da RFB. - neg: 117

Possível Causa : Este erro é ocasionado quando a empresa iniciou suas atividades, no mesmo ano de obrigatoriedade do SPED ECD.

Possível Solução:  Neste caso usuário, deverá solicitar a geração na data de fato, que a empresa iniciou as atividades.

Ex:

Empresa: XXX abertura: 12/01/2018, o arquivo deverá ser gerado na data de 12/01/2018 á 31/12/2018.

E em: Principal / Campos Auxiliares - Registro: 0000 - IND_SIT_INI_PER > preencher com o código: 1 = Abertura