SPED ECF - Escrituração Contábil Fiscal

SPED ECF - Escrituração Contábil Fiscal

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) substitui a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), a partir do ano-calendário 2014, com entrega prevista para o último dia útil do mês de julho do ano posterior ao do período da escrituração no ambiente do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Portanto, a DIPJ está extinta a partir do ano-calendário 2014.

São obrigadas ao preenchimento da ECF todas as pessoas jurídicas, inclusive imunes e isentas, sejam elas tributadas pelo lucro real, lucro arbitrado ou lucro presumido, exceto:

I - As pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), de que trata a Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006;

II - Os órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas;

III - As pessoas jurídicas inativas de que trata a Instrução Normativa RFB nº 1.536, de 22 de dezembro de 2014; e

Nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1536, de 22 de dezembro de 2014, considera-se pessoa jurídica inativa aquela que não tenha efetuado qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais, durante todo o ano-calendário. Estas deverão apresentar a Declaração Simplificada da Pessoa Jurídica (DSPJ) - Inativa.

Há que se ressaltar que, caso a pessoa jurídica tenha Sociedades em Conta de Participação (SCP), cada SCP deverá preencher e transmitir sua própria ECF, utilizando o CNPJ da pessoa jurídica que é sócia ostensiva e o CNPJ/Código de cada SCP.

Uma das inovações da ECF corresponde, para as empresas obrigadas a entrega da Escrituração Contábil Digital (ECD), à utilização dos saldos e contas da ECD para preenchimento inicial da ECF. Ademais, a ECF também recuperará os saldos finais das ECF anterior, a partir do ano-calendário 2015. Na ECF haverá o preenchimento e controle, por meio de validações, das partes A e B do Livro Eletrônico de Apuração do Lucro Real (e-Lalur) e do Livro Eletrônico de Apuração da Base de Cálculo da CSLL (e-Lacs). Todos os saldos informados nesses livros também serão controlados e, no caso da parte B, haverá o batimento de saldos de um ano para outro.

Finalmente, a ECF apresentará as fichas de informações econômicas e de informações gerais em novo formato de preenchimento para as empresas.

O prazo de entrega foi fixado pelo art. 3º da Instrução Normativa RFB nº 1.422/2013, reproduzido abaixo:

Art. 3º A ECF será transmitida anualmente ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) até o último dia útil do mês de julho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira.

§ 1º A ECF deverá ser assinada digitalmente mediante certificado emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), a fim de garantir a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do documento digital.

§ 2º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECF deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras, até o último dia útil do 3º(terceiro) mês subsequente ao do evento.

§ 3º A obrigatoriedade de entrega da ECF, na forma prevista no § 2º, não se aplica à incorporadora, nos casos em que as pessoas jurídicas, incorporadora e incorporada, estejam sob o mesmo controle societário desde o ano-calendário anterior ao do evento.

§ 4º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorridos de janeiro a abril do ano-calendário, o prazo de que trata o § 2º será até o último dia útil do mês de julho do referido ano, mesmo prazo da ECF para situações normais relativas ao ano-calendário anterior.

§ 5º O prazo para entrega da ECF será encerrado às 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário de Brasília, do último dia fixado para entrega da escrituração.

Prazo

Para as situações normais, a data-limite de entrega é até o último dia útil do mês de julho do ano subsequente ao ano-calendário a que se refira a escrituração.

Para as situações especiais (cisão, fusão, incorporação ou extinção):

- Se a cisão, fusão, incoporação ou extinção ocorrer de janeiro a abril, a data-limite de entrega é o último dia útil do mês de julho do ano da escrituração.

- Se a cisão, fusão, incoporação ou extinção ocorrer de maio a dezembro, a data-limite de entrega é o último dia útil do 3º (terceiro) mês subsequente ao do evento

Instalação do Programa e Validador

O usuário deverá solicitar a instalação do programa validador da ECF, onde este é obtido diretamente no portal da Receita Federal: http://receita.economia.gov.br/orientacao/tributaria/declaracoes-e-demonstrativos/sped-sistema-publico-de-escrituracao-digital/escrituracao-contabil-fiscal-ecf/sped-programa-sped-contabil-fiscal

Após a instalação do sistema, no software contábil acesse a opção: Epeciais / Configurações Globas - E selecionar no campo: Programa SPED ECF, o executável do programa do SPED ECF.

Cadastros Obrigatórios

No software contabilidade, verifique:

Em: Principal / Empresas - aba: Complemento, informar os campos: OAB, Data de registro da empresa e caso a "extinção", preencher o campo EXTINÇÃO com a referida data.

Em: Principal / Empresas - aba: Contabilidade, qual a PERIODICIDADE da empresa, sendo ANUAL ou TRIMESTRAL, onde para essas declarações são aceitas apenas Fechamento Anual ou Trimestral.

Em: Principal / Empresas - aba: Contabilidade, informar o campo: PC, indicando qual o plano de contas Referencial a empresa irá utilizar.

Plano de contas

Após a instalação do programa do SPED ECF, e a configuração do seu executável em: Especiais / Configurações globais, é necessário configurar TODAS as contas analitícas do plano de contas, isso movimentadas ou não.

Acesse o software em: Principal / Plano de contas: aba: Plano de contas, preencha os seguintes campos:

• Código Classificação da Conta Contábil > onde pressione a tecla(F2) terá acesso ao HELP.
• Ref. ECD/ECF> onde pressione a tecla(F2) terá acesso ao HELP, onde deve ser incluído OBRIGATORIAMENTE em todas as contas ANALITÍCAS a conta de acordo com o plano referencial da RFB.

Caso o usuario não esteja visualizando o plano de cotas da RFB certifique-se em: Principal / Empresas, aba: Contabilidade, o campo: PC foi devidamente preenchido.

Se sim, em: Principal / Plano de contas, botão: VINCULAR - Plano de Contas RFB - CONFIRMANDO A MENSAGEM EM ok, e clicando na opção: Atualizar Plano de Contas Referenciado

Após esta configuração emita o seguinte relatório para conferência: Relatórios / Plano de contas - Plano de contas Referenciado. 

Matriz x Filial

Em: Principal / Empresas - aba: Complemento, na empresa FILIAL, informar o código da MATRIZ, para que o software considere a consolidação dos fatos contabéis para a ECF.

Em: Principal / Campos Auxiliares, preencher o camo: CONSOLIDA (MatrizxFilial) - informando S = SIM, ou N = Não.

Abertura de empresas no ano de obrigatoriedade

Para os casos de empresas que iniciaram suas atividades, no mesmo ano de obrigatoriedade do SPED ECF, deverá se atentar as seguintes regras para a geração do arquivo, veja:

1. Solicitar a geração na data de fato, que a empresa iniciou as atividades.

Ex:

Empresa: XXX abertura: 12/01/2018, o arquivo deverá ser gerado na data de 12/01/2018 á 31/12/2018.

E em: Especiais / Exportação de arquivos - ECF - Escrituração Contábil Fiscal 2018/2019 - botão: Configuração do arquivo, campo: IND_SIT_INI_PER > preencher com o código: 1 = Abertura

Campos Auxiliares - ECF - Escrituração Contábil Fiscal

Em: Principal / Campos Auxiliares - ECF - Escrituração Contábil Fiscal, o usuário deverá realizar o preenchimento dos campos de acordo com a obrigatoriedade da empresa.

Registros: P100 e P150

Este registros foram implementados em nosso software contábil, para os casos de empresas obrigadas a entregar o SPED ECF, porém os mesmos não entregaram o SPED ECD.

Vale ressaltar que estes registros são gerados automaticamente, quanto da geração/recuperação do SPED ECD.

Registro: Q100 - Livro Caixa

Para a geração do registro Q100 - Livro Caixa no SPED ECF, acesse o software em: Principal / Plano e Contas - aba: Plano de contas, selecionando a conta contábil CAIXA = analitica, assinalando a opção: Conta Caixa.

Para a emissão da demonstração, acesse a opção: Relatórios / Caixa Contábil.

Empresas Imunes ou Isentas  

As imunes/isentas (desobrigadas do IRPJ e da CSLL) e que não estejam obrigadas a entregar a ECD deverão preencher os seguintes registros:

• Registro 0000: Abertura do Arquivo Digital e Identificação da Pessoa Jurídica
• Registro 0010: Parâmetros de Tributação
• Registro 0020: Parâmetros Complementares
• Registro 0030: Dados Cadastrais
• Registro 0930: Identificação dos Signatários da ECF
• Registro X390: Origem e Aplicações de Recursos - Imunes e Isentas
• Registro Y612: Identificação e Rendimentos de Dirigentes, Conselheiros, Sócios ou Titular.

As imunes/isentas (desobrigadas do IRPJ e da CSLL) e que estejam obrigadas a entregar a ECD, além dos registros acima, também preencherão os blocos C, E, J, K e U (esses blocos serão preenchidos pelo sistema por meio da recuperação dos dados da ECD).

Apuração/Encerramento

A Transferência de Lucros/Perdas é realizada em: Principal / Apurar Exercício F12.

Nesta poderá ser definida, na coluna "Transf. L/P", como será realizado o encerramento da Empresa, neste caso anual e/ou trimestral.

Os relatórios terão como base essa informação, como o Balanço Patrimonial, que terá o fechamento correto, de acordo com as marcações dos meses nesta tela.

IMPORTANTE: Deve-se atentar ao ajuste dessa tela com a Periodicidade informada no cadastro da Empresa, quando se for gerar os arquivos para o SPED ECD e ECF.

Sempre após esta apuração é IMPRESCINDÍVEL a emissão do relatório BALANÇO PATRIMONIAL, em: Relatórios / Balanços, onde o usuário deverá verificar se o balanço do exercicio foi devidamente fechado e sem diferenças, sendo o total do ATIVO igual o do PASSIVO.

Vale ressaltar que qualquer diferença, ocasionado neste relatório, o usuário poderá acessar a opção: Principal / Movimento, e no rodapé da tela, cliar no botão: LOTES, onde o sistema demonstrará no GRID o lote com divergência no fechamento.

Outro detalhe é que caso o usuário se certifique que TODOS os saldos estão batendo e ainda assim existir diferença, o usuário poderá solicitar a opção em: Especiais / Recalcular lançamentos - Recalcular Exercicio (Contas Contábeis), onde o preenchimento deverá obedecer:

Geração do arquivo 

Em: Especiais / Exportação de arquivos, temos atualmente 3 opções disponiveís, sendo:

SPED/ECF

1. ECF - Escrituração Contábil Fiscal > Permite gerar a ECF do ano calendário 2016
2. ECF - Escrituração Contábil Fiscal - 2017/2018> Permite gerar a ECF do ano calendário 2017
3. ECF - Escrituração Contábil Fiscal - 2018/2019> Permite gerar a ECF do ano calendário 2018

Em seguida clique OK, onde o sistema lhe levará a tela final da geração, onde basta clicar no botão:GERAR ARQUIVO.

Auditoria

O sistema perguntará ao usuário se o mesmo deseja realizar a auditoria nos lançamentos antes da geração do arquivo, opção está que possibilita verificar as divergências que possivelmente irão gerar ERROS no processo de importação do arquivo do arquivo ECF.

Após a auditoria, o sistema irá abrir a tela de CONFIGURAÇÃO DO ARQUIVO, para verificar a necessidade do preenchimento dos seguintes.c

Após o devido preenchimento se necessário, o sistema passa para a tela de GERAÇÃO DO ARQUIVO, onde clicando em: GERAR ARQUIVO, o sistema salva o arquivo na pasta que foi criada e selecionada em: Especiais / Configurações Globais.

Obs..Após a geração do arquivo, caso queira salvar o arquivo diretamente na memória, selecione o mesmo e clique em: Salvar Destino do arquivo na memória(botão existente na tela de geração do arquivo), este procedimento lhe facilitará na importaçãodentro do programa PVA do SPED ECD, onde uma vez solicitado a pasta onde o arquivo foi salvo, basta clicar no campoNOME DO ARQUIVO e pressionar a tecla Ctrl + V , para que o sistema COLE o arquivo copiado anteriormente na memória.

Importação

Após a geração do arquivo pelo nosso software, solicite a importação deste no programa do SPED ECF, seguindo os seguintes procedimentos:

1. Solicite a importação do arquivo ECF
2. Solicite a recuperação do arquivo ECD(ASSINADO)
3. Solicite novamente a importação do arquivo ECF, assinalando o bloco J
4. E por último, solicite a VALIDAÇÃO.

Obs.. O passo 2, deverá ser utilizado apenas, para as empresas que entregaram o SPED ECD.

Em casos de erros, orientamos a consultar o nosso suporte pelo telefone: (61) 3328-1401 ou via e-mail: [email protected]

Assinatura

Para entrega da ECF -Escrituração Contábil Fiscal – são obrigatórias duas assinaturas: uma do contabilista e uma da pessoa jurídica.

Para a assinatura do contabilista só podem ser utilizados certificados digitais de pessoa física (e-PF ou e-CPF).

Para a assinatura da pessoa jurídica, poderá ser utilizado certificado digital válido (do tipo A1 ou A3):

1. O e-PJ ou e-CNPJ do estabelecimento que contenha a mesma base do CNPJ (8 primeiros caracteres);
2. O e-PF ou e-CPF do representante legal da empresa ou procurador constituído nos termos da Instrução Normativa RFB 944, de 2009, com procuração eletrônica cadastrada no site da RFB.

Para realizar o cadastramento dos signatários responsáveis pela assinatura, acesse as seguintes opções:

• Principal / Cadastros - Escritório Contabil, botão: Contadores = Deverá ser cadastrado o CONTADOR responsávl pela empresa, com código de qualificação = 900 > Contador e/ou Contabilista. 
• Principal / Cadastros - Quadro societário = Deverá ser cadastrado o RESPONSÁVEL  pela empresa, com código de qualificação = 205 > Administrador

Retificação/Substituição

Para os casos onde o usuário deseje solicitar a RETIFICAÇÃO de uma ECF já enviada anteriormente, verificar os seguintes campos em nosso no software contábil:

• Especiais / Exportação de arquivos - ECF - Escrituração Contábil Fiscal - 2018/2019, clicando no botão: Configuração do arquivo.

1. Campo:: RETIFICADORA > S = Se ECF retificadora / N = ECF Original / F = ECF Original com mudança de forma de tributação (art. 5º da Instrução Normativa nº 166/19999).
2. Campo : NUM_REC > Informar o número do recibo da ECF anterior.

 

Erros

• Registros / Campo / Descrição

FORMA_TRIB_PER

PPPP

0010

A forma de tributação do trimestre não contém todas as de tributação definidas no campo FORMA_TRIB (forma de tributação da escrituração)

Possível Causa: Este erro é ocasionado quando não houve movimentação no determinado trimestre, e mesmo assim foi preenchido a sua forma de tributação = P(Presumido) e/ou R(Real), o que neste caso deverá ser 0(não informado).

Ex:

A empresa iniciou suas atividades, em: 03/04/2018, onde não houve movimentação no primeiro trimeste sendo 03/2018.

Possível Solução: Em: Principal / Campos Auxiliares - campo: FORM_TRIB_PER, deverá ser preenchido como: 0PPP

 

"Campo não deve ser preenchido se forma de tributação for igual a 1, 2, 6, 8 ou 9".

Quando referido erro for evidenciado no PVA do Sped ECF, o usuário deve verificar em Principal ➜  Campos Auxiliares ➜  ECF – Escrituração Contábil Fiscal se o campo “IND_REC_RECEITA” está preenchido, pois tal campo apenas deverá ser informado quando se tratar de empresa do Lucro  Presumido.
Caso o campo esteja em branco e não se tratar de empresa do Lucro Presumido o seguinte passo a passo deverá ser realizado:

1 – Exclua a escrituração do PVA do SPED-ECF;
2 – Feche o programa do PVA do SPED-ECF; 
3 – Importar o arquivo da ECF (que foi anteriormente gerado pelo sistema LiderW).