Escritórios
No canto superior a esquerda vá em: Principal ➜Escritório Contábil
Onde são cadastrados os dados do Escritório.
O Sistema já busca os dados automaticamente de outro Sistema Líder, caso já tenha sido cadastrado.
Algumas opções, como PC, HP, LP e CX só serão utilizadas se o Escritório for fazer o controle Financeiro e Contábil do próprio Escritório.
Caso o Escritório deseje apenas gerar, emitir e controlar as Faturas mensais de suas Empresas (Clientes), não precisa haver o cadastramento nessas opções.
Escritório
Alguns dos campos deste cadastro são auto-explicativos, outros fazemos os seguintes comentários:
Matriz
Destinado à informação do Código do Escritório MATRIZ, se for o caso, do Escritório que está sendo cadastrado.
É obrigatório o cadastramento do Escritório MATRIZ antes da inclusão das FILIAIS, para que o Sistema aceite o preenchimento desse campo.
No Cadastro do Escritório MATRIZ não precisa preencher esse campo (nem com o mesmo Código).
Empr Cx
Destinado à informação do Código da Empresa correspondente do Escritório para fins do CAIXA.
Esta informação só deve ser preenchida após o Cadastramento das Empresas, onde o Usuário deve Cadastrar um determinada Empresa como sendo o próprio Escritório com o objetivo de controlar o Caixa e Bancos.
Havendo essa informação, o Sistema faz a integração automática das Faturas Recebidas com o Caixa / Bancos do Escritório.
Deixando esse campo "em branco" o Sistema não fará a integração citada acima.
Complemento
Boleto = NF
Opção para se trabalhar com o Boleto Bancário sempre no mesmo valor da Nota Fiscal, ou seja, ao digitar os Eventos da Nota Fiscal, o total da Nota Fiscal passará para o Valor Bruto do Boleto automaticamente.
Deixando desmarcada essa opção, o Sistema deixará o valor do Boleto Bancário livre e desvinculado do valor da Nota Fiscal, mas na hora da digitação da Nota Fiscal é permitido o transporte automático para o Boleto Bancário "via opção" do Usuário.
Dessa forma, o Usuário pode ter várias Notas Fiscais cobradas com a emissão de um único Boleto Bancário. Nesse caso, o valor do Boleto Bancário é informado manualmente, constando o somatório das Notas Fiscais que deseja agrupar.
Máscara
A Máscara do PC é de livre formatação, devendo ser utilizado somente os caracteres: # e o ponto (.)
O Ponto (.) é que determina as quebras, os níveis, as totalizações.
Após a criação de pelo menos uma Conta Contábil no Plano de Contas a Máscara não pode mais ser alterada, por isso recomendamos o máximo de atenção na hora de estabelecer essa Máscara.
O tamanho máximo da Máscara são de 22 caracteres (e o mínimo de 8 caracteres, pois até 7 caracteres são para os códigos reduzidos).
Na orelha "Parâmetros Padrões" você encontrará diversos campos que serão úteis somente para as Empresas (Clientes). Essas informações serão utilizadas como padrão quando da "Inclusão" de novas Empresas (Clientes), e que depois podem ser alteradas livremente em cada uma das Empresas (Clientes).
CT Débito
Informar o Código Reduzido a Débito para integração com a EF / CT.
Obs.: este campo só deve ser informado se no Plano de Contas for adotada uma única Conta Contábil para todas as Empresas (Clientes), caso contrário utilize o campo existente no Cadastro das Empresas (Clientes).
CT Crédito
Informar o Código Reduzido a Crédito para integração com a EF / CT.
Obs.: este campo só deve ser informado se no Plano de Contas for adotada uma única Conta Contábil para todas as Empresas (Clientes), caso contrário utilize o campo existente no Cadastro das Empresas (Clientes).
Série
Informar a Série da NF para integração com a EF / CT.
Modelo
Informar o Modelo da NF para integração com a EF / CT.
Parâmetros
Grupo
Destinado à informação do Código do Grupo, com o objetivo de proceder os devidos Reajustes.
Recomendamos a leitura do tópico GRUPOS.
Atenção: como o GRUPO normalmente é cadastrado após o Cadastro do Escritório, na "inclusão" do Escritório deixe este campo em branco, e depois de feito o cadastramento do GRUPO, retorne ao Cadastro do Escritório e informe este GRUPO que servirá de "padrão" para o Cadastro das Empresas.
Não Gerar Fatura
Assinale este campo se a Empresa (Cliente) não possui Fatura mensal (o Mês nem é aberto).
Não Gerar Boleto
Assinale este campo se não pretende imprimir o Boleto Bancário para esta Empresa (Cliente).
Não Gerar NF
Assinale este campo se não pretende imprimir a Nota Fiscal para esta Empresa (Cliente).
Observações para Boleto Bancário
Informe aqui qualquer Observação que deseje que seja impressa nos Boletos Bancários.
São mensagens genéricas, tipo: "Após Venc. Multa de X% e Juros de Y%", por exemplo.
Colocar de forma o mais abreviada possível.
As Observações específicas para um ou outro mês devem ser colocadas em campos próprios existentes nas Faturas mensais de cada Empresa.
Observações para Nota Fiscal
Informe aqui qualquer Observação que deseje que seja impressa em TODAS as Notas Fiscais do Escritório.
Colocar de forma o mais abreviada possível.
Este campo só deve ser utilizado se o modelo da Nota Fiscal do Escritório possuir campo próprio para observações.
Caixa Contábil
Opção para se trabalhar com o Caixa / Banco igual à Contabilidade, ou seja, Entrada = Débito / Saída = Crédito.
Deixando desmarcada essa opção, o Sistema considerará: Entrada = Crédito / Saída = Débito
NFS-e / NFS-e E-Mail
Os campos dessas duas orelhas só devem ser preenchidos para os Clientes que utilizam paralelamente o Sistema de Emissão da NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica).
Atenção: as alterações feitas neste cadastro serão consideradas apenas na "inclusão" de novas Empresas. As Empresas já cadastradas, só serão alteradas se for solicitada a opção em cada uma delas através do botão "Padrão" existente no Cadastro de Empresas.
Atenção: o Sistema permite o Cadastro de mais de um Escritório (não recomendável), mas nesse caso todos os Escritórios cadastrados devem seguir a mesma Máscara do Plano de Contas, assim como o cadastramento dos HP, EV, LP, GR, etc., será único para todos os Escritórios, podendo separá-los apenas por Sequenciais De... Até... (controle manual) para cada Escritório.